Унифицированные формы первичной документации по учету и оформлению движения кадров успешно применяются на многих предприятиях.

У специалистов отдела кадров организаций часто возникают вопросы по применению унифицированной формы № Т-6, которая называется "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику". Форма используется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с трудовым законодательством РФ, коллективным договором, а также с учетом положений индивидуального трудового договора. Документ заполняется специалистом отдела кадров, подписывается руководителем организации и объявляется работнику под роспись. В личной карточке, лицевом счете делается отметка и производится расчет денежной суммы, причитающейся работнику за время нахождения в ежегодном отпуске. Расчет отпускных осуществляется с использованием "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику".

Сложности возникают, так как форма № Т-6 не имеет реквизитов, позволяющих отразить новые отношения, связанные с реализацией права работника на использование ежегодного оплачиваемого отпуска. Здесь мы имеем в виду: разделение отпуска на части, которое предусмотрено ст.125 ТК, о замену части отпуска денежной компенсацией (ст.126 ТК), а также об использование права на отпуск при расторжении трудового договора (ст.127 ТК).

Недостаток устраняется внесением дополнительных реквизитов в унифицированную форму приказа о предоставлении отпуска и унифицированную форму записки-расчета. Специалисты вправе сами внести недостающие реквизиты, при этом ни один из реквизитов, утвержденных Госкомстатом России в указанных унифицированных формах документов, не должен быть удален или изменен.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: тонкости оформления

В унифицированную форму № Т-6 приказа о предоставлении отпуска вносится дополнение в виде небольшой таблицы, где указывается каждая из частей разделенного отпуска, начало и окончание каждой части, а в отдельной колонке количество дней отпуска каждой из этих частей. Как записано в Трудовом кодексе, "по соглашению между работником и работодателем, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части". Однако при разделении отпуска на части, хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Предлагаемая таблица одновременно дает возможность исключить незаконное предоставление отпуска пропорционально отработанному времени. В настоящее время работнику объявляется приказ на полный отпуск под роспись, т.е. приказ с полным количеством дней отдыха, и работник начинает использовать отпуск по частям. Части отпуска фиксируются в таблице унифицированной формы № Т-6, и предоставляемые работнику в настоящее время дни отдыха с формулировкой "в счет отпуска" или "дни отпуска за пропорционально отработанное время" получают правовое обоснование. Они становятся ничем иным, как разделением отпуска на части, в порядке Ст.125 ТК.

Правоотношения, связанные с заменой части отпуска денежной компенсацией, также могут быть представлены в виде небольшой таблицы из двух строк. В отдельной ячейке таблицы указывается часть отпуска, которую работник в письменном заявлении просит заменить денежной компенсацией. Это та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

На практике случается, что работник, использовав часть отпуска из 20 календарных дней в прошлом рабочем году, просит заменить денежной компенсацией оставшуюся часть из 8 дней при предоставлении ему очередного отпуска за текущий рабочий год. Отпуск работника за прошлый рабочий год не превысил 28 календарных дней, то есть получается, что он просто разделен на части, в порядке Ст.125 ТК. Одна из частей - 20 календарных дней, а оставшаяся часть - 8 календарных дней.

Эти 8 дней отпуска предоставляются вместе с отпуском за следующий рабочий год, потому что по закону они должны быть использованы не позднее 12 месяцев по истечению того рабочего года, за который были предоставлены. Если ежегодный отпуск за следующий рабочий год также не превышает 28 календарных дней, то говорить о замене дней отпуска денежной компенсацией не приходится. Что касается оставшихся 8 дней отдыха, то они являются составной частью прежнего ежегодного оплачиваемого отпуска, а не превышением отпуска за последний рабочий год, поэтому заменить их деньгами не представляется возможным.

Таким образом, приказ о предоставлении отпуска работнику формы № Т-6 с учетом вышеназванных дополнений может использоваться специалистами службы персонала при оформлении и учете движения кадров в организации.

Что говорят по этому поводу на форуме: