Вы уже познакомились с руководством компании, с ее историей и структурой. Нововведения и изменения, которых ожидают от вас, озвучены. Теперь вы новый HR-менеджер компании, и вам необходимо определить основные приоритеты своей профессиональной деятельности, иными словами, каковы обязанности кадровика?

«Бумажное» начало

Началом вашей адаптации на новом месте должна стать работа с документами. Именно она позволит вам понять, какая сейчас ситуация в компании с персоналом, имеются ли у нее проблемы и каким образом их необходимо решать.

Кадровая документация наиболее значима. Начать ознакомление следует именно с нее. Убедитесь, присутствует ли она на предприятии, велись ли и обновлялись согласно правилам все обязательные формы по личному составу? Выясните несколько важных моментов:

· Какими локальными нормативными документами регламентируются трудовые отношения в компании, каким образом они работают?

• Как осуществляется в компании движение кадровой документации?

• Какова схема отношений бухгалтерии, юридического отдела (юристконсульта) и кадровой службы?

• Соблюдаются ли в действительности нормативы по ведению делопроизводства отдела кадров, закрепленные законодательством?

Даже если в компании есть должность инспектора по кадрам (который и должен следить за выполнением этих моментов), вы должны лично проявить интерес к этим важным деталям. Если ответы на поставленные вами вопросы отсутствуют - обязательно внесите их в свой план по созданию службы персонала. Если же вы сразу не проявите должной настойчивости и упорства в решении перечисленных вопросов, вас могут ожидать такие проблемы, как:

1. Увеличение возникшей ранее «задолженности» неоформленной делопроизводительной кадровой документации.

2. Возникновение разногласий и недопонимания внутри вашей службы, а также с подразделениями компании (юридическим отделом, финансовым подразделением, например).

3. Неизбежные проблемы и разбирательства с проверяющими инстанциями, такими как государственной трудинспекцией.

Тщательный контроль, который вы будете осуществлять с самого начала своей деятельности в компании, застрахует вашу будущую деятельность от различных «недоделок», состоящих из неправильно оформленных или недооформленных документов, отсутствующих разделов документооборота. Первым делом вы должны заняться формированием системы кадрового делопроизводства.

Конечно, проверка документов - трудоемкий и занимающий массу времени процесс. В связи с этим, оцените свои силы, возможности, прежде чем приступать к проверке. Быть может, вам стоит обратиться к помощи внешнего консультанта, способного провести проверку быстро и профессионально.

Обязанности кадровика: разберитесь в обстановке

Менеджер по персоналу не застрахован от поведенческих ошибок. Кто-то стремится завоевать симпатию и наладить дружеские отношения с сотрудниками с первых же дней работы. Он ведет себя преувеличено дружелюбно, нарочито открыт, шутит часто и без меры, навязывает сотрудникам доверительные разговоры. Другие наоборот, пытаются взять коллектив в «ежовые рукавицы», начинают качать права и вести интриги. Такие стили поведения недопустимы в коллективах, в которых давно сформированы отношения, есть свои традиции и негласные правила. Входя «со своим уставом в чужой монастырь», новый сотрудник лишь вызовет раздражение. В любом случае, должно пройти время, за которое новый сотрудник превратиться из новичка в «своего».

Спешить в первое время в компании совсем ни к чему. В период адаптации вникните в специфику работы, разберитесь в обстановке. В случае возникновения напряженности и проблем не поддавайтесь эмоциям, трезво оцените ситуацию. В противном случае вы не избежите функциональных ошибок. Обычно их совершают в том случае, если неверно ставят задачи или переоценивают свои собственный силы. Будет ошибкой, не разобравшись в особенностях новой компании навязывать какие-либо новые схемы, которые хорошо себя проявили на прежнем месте вашей работы. Не взваливайте на себя массу дел и обязанностей, не выяснив, сколько времени вы затратите на их решение в новых условиях. Казалось бы, все это – прописные истины, однако ошибки такого рода кадровики совершают довольно часто.

Чего лучше не делать на новом месте?

• Переоценивать возможности

• Предлагать революционные изменения,

• Торопиться с выводами.

• Паниковать.

• Откладывать текущую работу на потом.

Чем же является для нас адаптация? Для «персональщика» она напоминает работу антрополога. Сначала вам предстоит тщательно изучить компанию, людей, которые в ней работают, бизнес, историю, культуру. Затем, основываясь на полученной информации, необходимо поставить цели и разработать план вашей деятельности. При грамотном подходе, правильно расставив приоритеты, вы вполне можете избежать грубых ошибок в своей работе. Вы должны видеть цель и ясно представлять результаты своей работы, чтобы не захлебнуться в навалившихся объемах текучки.

Обязанности кадровика: вникайте в специфику производства

Работа в новой компании ставит вас в новые условия. Вы сталкиваетесь с новыми людьми. Так, работа, к примеру, в судоходной компании, где сотрудники делятся на две категории - «береговой состав» и «плавающий состав», существенно отличается от работы в компании занимающейся производством оборудования. Инженеров, токарей и сварщиков необходимо искать на другом рынке труда. К тому же, это люди с иной психологией.

Менеджер по персоналу просто обязан вникать в специфику производства. Бывает, очень трудно перестраиваться и после многолетней работы в пищевой индустрии, например, изучать особенности сталелитейного производства.

Вы можете столкнуться с совершенно иной культурной средой. Особенно актуально это для тех, кто, проработав годы в отечественных организациях и предприятиях, оказываются в иностранной компании или компании с иностранным капиталом. Там приходится работать вместе с иностранными специалистами, обладающими другим менталитетом, непривычным для нас стилем общения. Порой, просто неизбежны столкновение интересов и недопонимания. Приходится воспитывать в себе качества дипломата, чтобы находить общий язык как с соотечественниками, так и с иностранными менеджерами.

Бывает, придя работать в иностранную кампанию, вы сталкиваетесь с развитой бюрократической системой. Нужно знать, что большая часть западных компаний, которые представлены на российском рынке, - транснациональные, с единой корпоративной культурой, стратегией. Регион присутствия на эту сферу деятельности не влияет. Поэтому вам придется мириться и с излишней формализацией отношений, и с порой чуждой и навязчивой корпоративной культурой.

Эксперты советуют

Еще в советские времена отдел кадров был наиболее популярным местом среди сотрудников организаций и предприятий. В обязанности кадровика всегда будет входить «защита интересов» трудящихся. В связи с этим, во время знакомства с предприятием, задавайте вопросы по существу, улыбайтесь, с руководителями организовывайте встречи тет-а-тет, обсуждайте планы и культуру отдела. Как правило, руководители охотно рассказывают и о сотрудниках, и о специфике работы. Не забывайте о курилке, где обсуждаются насущные проблемы работы, можно услышать мнение «простого народа», найти неформального лидера, чье мнение может стать для вас «референтным».

Чтобы наладить позитивные отношения с «топами» вам придется постараться, показать себя компетентным специалистом, для чего проанализируйте ситуацию. Вам следует составить, основываясь на беседах с линейными руководителями, пан действий. Этим вы заслужите расположение менеджеров первого эшелона, они же смогут дать вам дельные советы. Дальше – действуйте, согласно утвержденному плану. У вас все получится.

В конце концов, смена коллектива только прибавит вам опыта и уверенности в себе.