Деловое письмо

Структура делового письма

1. Обращение. Обращение располагается в «шапке» делового письма, содержит указание занимаемой должности и персональные данные адресата. Распространенным стандартным обращением при написании официального делового письма является обращение «Уважаемый», которое принято начинать с большой буквы и располагать в центре страницы.

Дальнейшее оформление структуры делового письма зависит от множества факторов. К примеру, в России нормой считается обращение по имени и отчеству, на Западе – только по имени. Если Вы знакомы с адресатом персонально, то к нему можно обращаться следующим образом: «Уважаемый Андрей Петрович», если нет – можно остановиться на варианте «Уважаемый господин Смирнов».

При обращении к другому человеку в деловой переписке не допускается использование сокращенного варианта «г-н» от слова «господин». Если Вы не обращаетесь к членам королевских семей, религиозным лидерам, руководителям стран и членам правительств, можете считать, что вам очень повезло. К структуре делового письма для этих лиц существуют определенные требования и официальные формы обращения. Перед тем, как отослать письмо перечисленным выше персонам проследите за тем, чтобы используемое в деловом письме обращение соответствовало положению адресата.

При обращении к военным правилами составления официального письма предусматривается следующий вариант: «Уважаемый товарищ полковник». Такое обращение используется и в том случае, если полковник является женщиной. Обращение «Дамы и господа» носит светский оттенок, и его лучше всего применять для приглашения на светские мероприятия. Если же вы желаете отправить приглашения на деловую презентацию, то в данной ситуации используется общее для всех обращение «Уважаемые господа», даже если в этой компании работают женщины.

2. Основная часть. После этого в нескольких абзацах описывается ситуация, выражается ваше персональное мнение и высказывается просьба относительно дальнейших действий либо предлагается ваш вариант решения проблемы.

Пример: "В течение предыдущего месяца, начиная с 1 февраля 2010 года, 10-15% каждой поставляемой партии продукции являются браком. Данный факт был установлен и должным образом оформлен экспертами нашей организации. Копии необходимых документов находятся в приложении к данному письму. Потери нашей организации в связи с данным фактом составили 2 млн. рублей. ОАО «NST» является нашим партнером более 10 лет, и до сих пор у нашей компании не было причин для возражений. В данной ситуации мы настаиваем на полной компенсации потерь. При необходимости возможно проведение совместных проверок недоброкачественной продукции".

3). Заключение. Используется для предварительного подведения результатов и логичного завершения делового письма.

Пример: "Убежден, что Вы тщательно проанализируете данную ситуацию, и в скором времени наше партнерство войдет в привычное русло".

4). Постскриптум. Постскриптум (Р.S.) выступает в роли дополнения в структуре делового письма. Постскриптум – явление не характерное для деловой переписки и не очень часто используемое в деловых письмах. Используется постскриптум для уведомления адресата о важном происшествии, которое имело место после составления письма, или для передачи ему сведений, имеющих непрямое отношение к тематике письма.

Пример 1. "P.S. Уведомляю Вас о том, что процент бракованного товара в последней партии увеличился на 20%".

Пример 2. "Р.S. На завтра в 15.00 назначена встреча Ваших экспертов с начальником отдела по приему товара нашей компании".

5). Подпись. В конце делового письма ставится подпись, указывается должность, фамилия, имя и отчество адресата, перед подписью используется стандартная вежливая форма «С уважением». Допускается также использование следующих разновидностей: « Искренне Ваш», «В надежде на продуктивное сотрудничество» и т.д.

При оформлении делового письма следует учесть тот факт, что свою подпись под текстом письма, к примеру, руководителю компании-адресата, должен ставить также руководитель компании-отправителя. Расшифровка подписи должна соответствовать подписи: неприемлем вариант, когда заместитель руководителя ставит косую черту около фамилии руководителя и подписывается своим именем.

Пример: "С уважением, Генеральный директор ОАО «Трейд» Трубецкой А. Г."

6). Приложения. Приложения представляют собой необязательные дополнения к основной части делового письма. В связи с этим они оформляются отдельными страницами – каждое приложение находится на отдельной странице.

Четких требований к оформлению приложений нет.

Содержание деловых писем

По содержанию и назначению деловые письма можно классифицировать следующим образом:

• Инструктивные

• Сопроводительные

• Гарантийные

• Информационные

• Благодарственные

• Поздравительные

• Рекламные

• Письмо-просьба

• Письмо-ответ

• Письмо-уведомление

• Письмо-запрос

• Письмо-приглашение

Письма-приглашения

Письма-приглашения содержат предложение поучаствовать в деловых мероприятиях, предназначаются руководителям компаний, но могут также предназначаться и персоналу компании. В письмах такого рода содержится информация касательно условий участия, указываются место и время. К письму также прикрепляется приложение, содержащее предполагаемую программу мероприятия.

Гарантийные письма

Гарантийные письма предназначены для подтверждения соответствующих гарантий и требований, и адресуются компании или конкретной персоне. Подтверждаться могут оплата за проделанную работу, качество, сроки доставки товара и т.д. В письмах подобного рода применяются стандартные формы: «компания гарантирует, гарантируем сроки доставки товара, качество продукции» и т.д.

Письмо содержит информацию о платежных реквизитах компании, гарантирующей оплату.

Кроме подписи руководителя компании на письме должна быть подпись главного бухгалтера, заверенные необходимыми печатями.

Письмо-просьба

Структура делового письма-просьбы имеет следующую структуру: в основном тексте письма указывается причина, которая стала основой для просьбы; непосредственно просьба; в заключении содержится надежда на ожидаемый результат.

Просьба выражается посредством слов «прошу», «просим».

В тексте письма излагаются аргументы, прилагаются расчеты и иные основания, оформляющиеся реквизитом «приложение».

Письма-ответы

Письмо-ответ начинается с повтора просьбы. Письмо-ответ оформляется по следующему принципу:

1. Сноска на текст основного письма и его тему;

2. Аналогичные способы выражения (терминология) в письмах;

3. Объекты сведений и аспекты содержания в письмах должны быть подобны;

4. Очередность в изложении фактов.

Письмо ответ должно содержать номер и дату написания документа, на который дается ответ. Сведения излагаются не в тексте письма, а в соответствующем месте формуляра или перед заголовком документа, написанного не на формуляре.

Благодарственные письма

Партнерские взаимоотношения предполагают не только просьбу, но также и выказывание благодарности за предоставленные услуги, за совместную организацию мероприятий и т.д.

Письмо оформляется на формуляре письма либо на цветном бланке благодарственного письма. Если письмо оформляется на формуляре письма, в таком случае оно проходит регистрацию согласно установленной процедуре. Письмо, оформляющееся на формуляре благодарственного письма, процедуре регистрации не подлежит, на подпись может ставиться печать и реквизит «исполнитель» не оформляется.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма оформляются с целью направления каких-либо бумаг. Структура делового письма имеет две части: сообщение о направляемой информации и уточнения. Как правило, текст сопроводительного письма очень короткий и не имеет заглавия.

Слова, используемые в тексте сопроводительного письма:

• Отсылаю сведения…;

• Возвращаем справочные документы;

• Возвращаем подписанное нашей организацией соглашение;

• Высылаем справочные материалы.

Разновидностью сопроводительного делового письма является договорное письмо. В данном типе письма упоминается определенный вид документа – соглашение. Текст данного письма оформляется таким же образом, как и сопроводительное письмо.

Письма-предложения

Структура делового письма этого вида такая же, как и письма-просьбы:

• Указание вопроса;

• Характеристика отношений;

• Предложение партнерства;

Разновидностями писем-предложений являются:

• Письма-предложения о партнерстве;

• Письма-уведомления;

• Письма рекламного характера.

Скачать образец информационного письма

Скачать образец письма-ответа

Скачать образец письма подтверждения

Скачать образец письма-претензии

Скачать стандартные фразы делового письма