Организация закупок

Организация закупок - сбор сведений

Определившись с ассортиментом товара, необходимо совершить сделку на максимально прибыльных условиях.

Существует несколько вариантов выбора возможных поставщиков:

• Посещение торговых выставок;

• Поиск при помощи торговых справочников;

• Поиск при помощи рекламных изданий;

• Поиск при помощи тематических каталогов;

• Встречи с торговыми агентами организаций-поставщиков.

Какие требования необходимо соблюдать при оформлении запроса?

Запрос должен содержать следующие обязательные пункты:

• название и адрес Вашей компании;

• подробный перечень необходимой продукции или услуги;

• указание количества продукции;

• временные рамки поставок;

• указание пункта поставки;

• вид упаковки товара;

• метод доставки;

• высылка соответствующей документации.

Организация закупок - выбор поставщика

Окончательный выбор поставщика является очень важным этапом в процессе организации закупок. Успех выбора зависит от большого количества факторов.

Во-первых, можно закупать продукцию, популярную среди клиентов. Основным фактором в данном случае является оптовая стоимость на продукцию и надежность поставок. Такой вариант приемлем для розничной продажи. Необходимо помнить, что стоимость продукции в данной ситуации не должна являться единственным критерием для принятия окончательного решения.

Во-вторых, Ваши клиенты могут быть заинтересованы в приобретении только фирменной продукции. К примеру, они хотят покупать не очень дорогую, но «проверенную» продукцию. Такой тип клиентов дорожит каждым рублем, и желает приобретать товар, который стоит потраченных денег.

Принимая окончательное решение в такой ситуации, нужно четко представлять, что необходимо Вашему покупателю, что он захочет приобрести. В данном случае стоимость будет иметь большее значение при соблюдении требования, что товар окажется надежным в эксплуатации.

В-третьих, клиенты не владеют информацией о приобретаемом Вами товаре. Такой вариант представляется возможным в том случае, если Вы самостоятельно выпускаете реализуемый товар. Стоимость в данном случае будет иметь второстепенное значение, приоритетное значение имеет качество, строгое соответствие спецификации и надежность поставок.

Деятельность поставщика можно оценивать исходя из наиболее важных для Вас критериев, как то:

• качество товара;

• стоимость;

• надежность поставок;

• качество сервиса.

При помощи данных критериев возможно оценить деятельность любого поставщика. Наивысший балл – 100. Через определенный срок Вы сможете проанализировать качество работы поставщика, оценив каждый из критериев.

К примеру, одного из поставщиков Вы оценили следующим образом:

• качество – 80

• стоимость – 40

• надежность – 20

Результат: 140 баллов

Оценив подобным образом других поставщиков подобного товара, Вам удастся наиболее точно определиться с выбором партнера.

Организация закупок - заказ продукции

Определившись с поставщиком, следующим Вашим шагом в деле организации закупок будет заказ определенного товара.

На данный момент все заказы осуществляются в письменной форме. Письменная форма требует значительно больше времени, но она дает возможность четко установить права и обязанности каждого из участников и избежать спорных ситуаций в будущем.

Если Вы планируете рассылать большое количество заказов, то в данной ситуации лучше всего воспользоваться стандартным бланком заказов. В том случае если Вы хотите делать разовые заказы продукции, можно воспользоваться оформлением заказа при помощи обычного письма. И в первом и во втором случае к тексту заказа предъявляются определенные требования.

Текст заказа должен содержать следующие сведения:

• название, адрес и контакты Вашей компании;

• название и адрес компании-поставщика;

• дата отправления продукции;

• номер заказа;

• адрес пункта доставки;

• необходимое количество продукции;

• детальное описание заказываемой продукции и услуг;

• выдвигаемые данным поставщиком условия;

• выдвигаемые Вами требования и условия;

• оптимальная для Вас стоимость.

На письменно оформленном заказе должна стоять Ваша подпись либо подпись лица, уполномоченного Вами на совершение данного типа сделок.

Следует обратить внимание на то, что в перечне необходимых сведений для оформления письменного заказа, указан номер заказа. Постарайтесь нумеровать все Ваши заказы. Таким простым методом Вы снизите риск неправильного использования Вашего бланка заказа и упростите работу Вашим сотрудникам. Также Вы в любой момент сможете узнать любую информацию относительно данного заказа, внести определенные изменения и т.д.

Лучше всего оформлять несколько экземпляров каждого заказа. Один образец выдается поставщику, второй – лицу, сопровождающему продукцию, третий образец необходим для финансовой отчетности. Еще один образец понадобится кладовщику для приема продукции согласно условиям заказа.

Вам необходимо точно знать, что поставщик ознакомлен с выдвигаемыми Вами условиями. Для этого нужно заключить с ним соглашение на поставку нужного Вам товара.

В любом случае текст договора на поставку товара должен содержать положения относительно стоимости, качества и количества товара, положения касательно условий и сроков платежа, доставки товара, санкций в случае несоблюдения положений соглашения.

Текст собственного соглашения на поставку товара можно составить по образцу типового договора или воспользоваться текстами соглашений на поставку подобного товара, заключенных другими организациями.

После получения письменного заказа, возможные поставщики отсылают Вам встречное предложение. После получения данного документа необходимо удостовериться в том, что выдвигаемые поставщиком требования идентичны Вашим.

Перед тем как поставить подпись под соглашением на поставку товара, нужно детально изучить текст соглашения, чтобы удостовериться в полном соответствии Вашим условиям. Если Вы найдете какое-либо несоответствие уже после подписания, в таком случае понадобиться немало усилий и времени для исправления положения.

Организация закупок - контроль за выполнением заказов

Вам понадобится также система наблюдения за процедурой поставки товара для того, чтобы:

• следить за исполнением сроков поставки продукции;

• своевременно заключать новые соглашения с постоянными поставщиками;

• отслеживать процесс доставки отдельных видов товара.

Для достижения этих задач необходимо классифицировать соглашения:

• по времени доставки продукции;

• по компаниям-поставщикам;

• по отдельным наименованиям продукции.

Итогом этого станет то, что Вы будете обладать следующей информацией:

• какая продукция будет доставлена сегодня либо завтра;

• какие договора заключены с той либо иной организацией-поставщиком, и в какой срок ожидается доставка товара;

• какая продукция транспортируется.

Чем тщательнее будет продумана Ваша система контроля за ходом выполнения условий соглашений, тем эффективнее будет работать Ваша компания.

Организация закупок - порядок приема заказанной продукции

После того, как продукция была доставлена, необходимо очень внимательно ее проверить. Только после процедуры проверки можно подписывать документы о приеме продукции и осуществлять выплаты поставщику.

Вы не сможете выдвинуть никаких претензий поставщику, если спустя некоторое время обнаружатся какие-либо недостатки поставленной продукции. Для регистрации поставленной продукции можно воспользоваться копией заказа, указать на ней «Получено», дату, поставить подпись. После этого поставленный товар отправляется на склад или на продажу.

Лучше всего пользоваться стандартным актом приемки товара в двух экземплярах. Один образец подшивается к копии заказа, второй используется для контроля количества оставшегося товара на складе.